Podsumowanie akcji „Urząd na piątkę”.

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on email
Share on whatsapp
Share on print


Większości z nas wizyta w urzędzie kojarzy się z długą kolejką, wypełnianiem skomplikowanych druków i ze zmęczeniem. Oczywiste wydaje się, że każdy z nas chciałby, aby to  zmieniło się na lepsze. Wielu narzeka ale nie wielu cokolwiek z tym robi.


Sytuację od pewnego czasu próbuje odmienić członkini Rady Sołeckiej w Chwaszczynie Pani Jolanta Wiercińska. Zaproponowała ona władzom naszej gminy wzięcie udziału w akcji „Urząd na piątkę”. Spotkało się to z pozytywnym odzewem urzędu. Szkoda tylko, że mieszkańcy naszej gminy już tak do tego nie podeszli. Na cała gminę ankietę wypełniło zaledwie 36 osób. Poniżej relacja z podsumowania akcji.


W dniu 29 listopada br. w siedzibę Urzędu Gminy Żukowo odbyło sie spotkanie podsumowujace akcję „Urząd na piątkę”.

Pomimo przekazywania na bieżąco informacji o akcji poprzez:

– portale internetowe,

– powiadamianie sołtysów, radnych, liderów organizacji pozarządowych, placówki oświatowe działające na terenie gminie Żukowo w formie wiadomości sms lub e-mail,

– przekazania na spotkaniu z placówkami oświatowymi informacji o akcji w formie ulotek oraz plakatów informujących o akcji,

– oraz rozsyłania informacji za pośrednictwem portalu społecznościowego Facebook,

na spotkaniu podsumowującym było obecnych zaledwie kilka osób.

Na wysokości zadania zdecydowanie stanął urząd, poprzez bardzo duże zaangażowanie p. Anety Groty, audytora wewnętrznego urzędu gminy, która pomysłami i bezpośrednią organizacją wsparła moje działania.

Interaktywne formularze, dostępne przez cały czas trwania akcji m. in. przez portal chwaszczyno.pl, zostały wypełnione przez 36 osób (do spotkania 29.11 – 33 osoby). Sytuacja powyższa nie przeszkodziła w podjęciu decyzji, na jaką ocenę końcową zasłużył żukowski magistrat. Szczegółowe wyniki otrzymanych ankiet pod artykułem. Pytania udzielone w części pierwszej ankiety (obligatoryjnej) będą brane pod uwagę przez organizatorów akcji do stworzenia rankingu urzędów. Pozostałe części ankiety mogły zostać wypełnione fakultatywnie. Podczas spotkania wyniki ankiet zostały przesłane drogą elektroniczną do organizatorów akcji „Urząd na piątkę”.


Na spotkaniu padło wiele pozytywnych komentarzy pod adresem zmieniającego sie urzędu i jego pracowników. Do tych pozytywów zaliczono:


– wprowadzenie identyfikatorów w urzędzie,

– przedstawianie się pracowników w rozmowach telefonicznych,

– utworzenie stanowiska audytora wewnętrznego i w związku z realizacją zadań audytora rozwiązanie kilku kluczowych problemów w urzędzie,

– działający na terenie urzędu punkt informacyjny – biuro obsługi klienta,

– stosunkowo łatwa możliwość umówienia się na spotkanie z burmistrzem gminy,

– w miarę przejrzysta informacja o bieżącej działalności urzędu,

– łatwo dostępne informacje dot. wybranych spraw jakie można załatwić w urzędzie.


Niestety nie zabrakło również głosów negatywnych, do których zaliczono:


– niedostosowanie infrastruktury urzędu do potrzeb osób niepełnosprawnych (np. brak windy),

– brak możliwości załatwienia spraw urzędowych przynajmniej raz w tygodniu w godzinach popołudniowych lub w niektóre soboty,

– brak lub trudno dostępna na stronie internetowej informacji dot. numerów telefonów i adresów mailowych do sołtysów i radnych,

– brak procedowanych projektów uchwał na stronie BIP Urzędu Gminy Żukowo,

– brak lub trudno dostępna na stronie informacja dot. terminów posiedzeń poszczególnych komisji,

– brak na stronach poszczególnych referatów interaktywnych wniosków elektronicznych dot. spraw jakie można załatwić w urzędzie,

– nieaktywne adresy mailowe niektórych referatów (brak odpowiedzi na maile),

– udzielanie odpowiedzi na składane wnioski mieszkańców z dużym opóźnieniem lub brak odpowiedzi oraz odpowiedź w innej formie niż wskazana we wniosku (wysyłanie informacji publicznej w formie papierowej a nie w formie dokumentów elektronicznych).


W związku z zakończeniem akcji zwróciłam się z zapytaniem do burmistrza Jerzego Żurawicza czy i jakie obszary mogłyby ulec poprawie, tak aby jeszcze bardziej poprawić jakość naszego urzędu. Poinformuję, jakie będą dalsze efekty przeprowadzonych działań.


Jolanta Wiercińska

Rada Sołecka sołectwa Chwaszczyno


Do pobrania:

Wyniki_ankiety_Urząd_na_piatkę

Wyniki_ankiety_Urząd_na_piatkę-fakultatywne

Skomentuj

Użytkownicy serwisu publikują swoje komentarze wyłącznie na własną odpowiedzialność. Portal Chwaszczyno.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść umieszczoną na łamach serwisu przez użytkowników. Drogi czytelniku szanuj innych opinie. Bądź odpowiedzialny za własne słowa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

sixteen − 5 =

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.